大洋システムテクノロジー HYBRIDE(ハイブライド)のblog

㈱大洋システムテクノロジーのコンサルティング部隊HYBRIDE(ハイブライド)によるブログです。 各種ソリューション(データ分析、BPR、PMO、システム関連など)や社員紹介、各種イベントなどの内容をご紹介します。

2016年01月

HYBRIDE内にて会議ファシリテーション研修を開催!

■会議のステップ

資料1
会議のステップとして、下記のようなものがある中で、なかでも「会議設計」が一番重要である事を学びます。

【会議のステップ】
  1. 会議設計
  2. 会議準備
  3. 会議実施
  4. 会議後処理

■会議のコストって?

資料2
講師の方から、会議のコストっていくらくらいか?という投げかけがあります。 例えば、下記のような会議であれば、15万円となります。
  • 参加者:10名、参加者の平均の時間単価:5000円/時間、会議時間:3時間

あわせて、タイムマネジメントの重要性を学びます。
  1. アジェンダ毎の制限時間管理
  2. メンバーの発言時間・バランス管理
  3. アジェンダの組換え
  4. 論点整理
など基本的ですが、重要なスキルを学びます。

講師曰く、某IT企業などは、社長自ら、会議の司会を実施し、リアルタイム議事録をとって、決定事項やネクストアクションの納期、担当をその場で明確化していくようです。はたして、皆さんの会議は、コストにみあった結果が出ているでしょうか?

■総合演習

資料3
演習では、実際のプロジェクトのケースを題材に、下記のような事を自ら考える機会を持つことができます。
  • どのように論点整理をすべきか?
  • 会議の流れの想定し、その対応方法を検討するか?
実際のケースですので、理屈とは、異なるケースになりますし、何より進捗管理の会議であっても、コミニュケーションである以上、人の心を読んだアプローチが重要だという事を学びます。
実際のプロジェクトのケースが題材になっているので、本当に勉強になります。

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HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その③「活動毎の切り口分析」~

今回、お伝えする業務効率化の手法は、「活動毎の切り口分析」になります。

まず、HYBRIDEが、業務量調査を実施させて頂く場合、各業務毎の詳細な活動リストを作成します。
例えば、営業における提案業務であれば、下記のような具合です。

活動(大分類)活動(中分類)活動(小分類)
提案内容検討提案書作成過去の提案書検索
提案内容検討提案書作成検討資料作成
提案内容検討提案書作成検討資料部長レビュー
提案内容検討提案書作成検討資料修正
提案提案ミーティングクライアントとの日程調整
提案提案ミーティング提案ミーティング資料印刷
提案提案ミーティング提案ミーティングへの移動
提案提案ミーティング提案ミーティング実施

このように、詳細化した活動リスト毎に、単位時間や実施回数を確認していきます。
その結果として、業務量データベースができあがり、業務量データを分析する事が可能になります。

付加価値分析

今回、お伝えする「活動毎の切り口分析」の1つ目は、活動毎の「付加価値分析」です。

これは、各活動に対して、付加価値の高/低を定義していく手法です。
高/低といった2段階で設定する事もありますし、3段階で設定するような場合もあります。
いずれにしても、このような分析をする事で、自社で決めた付加価値の高い業務がどの程度あり、
逆に、付加価値の低い業務をどの程度、社員が実施しているのかを明確化する事が可能になります。

下図は、職位別に活動の「付加価値分析」を実施した結果です。

付加価値分析

これを見ると、下記のような事が分かります。

  • メンバー(正社員)の付加価値「低」の業務割合が約50%もあること
  • 課長の付加価値「低」の業務割合も約50%存在すること

これは、経営層にインパクトを与える結果です。
せっかく自社の優秀な人材として確保した正社員にも付加価値「低」の業務割合が非常に多いだけでなく、
さらには、その中のエース級であるべき課長層にも付加価値「低」の業務割合が多い結果となっております。
ただちに、経営層は、下記の打ち手の選択を検討し、実行に移します。

  • 職位毎の業務役割の見直し
  • 社外のリソースを活用した業務分担の見直し
  • システム化(自動化/効率化)できる業務の洗い出し ⇒ 効率化

活動タイプ分析

次に、お伝えする「活動毎の切り口分析」は、「活動タイプ分析」です。

これは、業務毎にどういった活動の種類(タイプ)なのかを設定していくものです。
例えば、先ほどの営業における提案業務に活動タイプを設定する場合、下記のような具合です。

活動(大分類)活動(中分類)活動(小分類)活動タイプ分析
提案内容検討提案書作成過去の提案書検索情報収集
提案内容検討提案書作成検討資料作成資料作成/修正
提案内容検討提案書作成検討資料部長レビュー会議・打合せ
提案内容検討提案書作成検討資料修正資料作成/修正
提案提案ミーティングクライアントとの日程調整依頼・連絡
提案提案ミーティング提案ミーティング資料印刷印刷
提案提案ミーティング提案ミーティングへの移動移動
提案提案ミーティング提案ミーティング実施会議・打合せ

活動タイプを設定する事で、どのような活動の種類が多いのかが明確化されます。
我々の業務量調査の経験上、ホワイトカワーの職種の場合、下記のような活動タイプで、全体の80%ほどを構成する事が多いです。
(むろん、同じホワイトカラー職種でも、職種によって傾向は変わり、例えば、営業では、移動の割合が多くなります。)

  • 資料作成/修正
  • 会議・打合せ
  • 情報収集

ゆえに、会議改革や情報収集のためのツール導入などが企業におかれて実施されることが多いですが、
それらは、現状の状況をしっかり把握した上で、業務効率化すべきです。間違っても、導入する事を目的化してはいけません。
また、特に、会議改革は、下記のスキルの向上が最も重要だという事を忘れてはいけません。

  • 会議ファシリテーションスキル
  • 会議用資料作成スキル

今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。

これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、
皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。
最近、業績が好調なうちに、業務効率化しておきたいという企業様からのご依頼も増えております。

次回は、「業務量パレート分析」についてご紹介させていただきます。
引き続きよろしくお願いします。


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HYBRIDEメンバーの紹介⑧

こんにちは。HYBRIDE採用チームです。

今回紹介するのは、女性のSさんです。
前職でデータ分析業務を経験し、より体系的な知識習得のために大学院に行って勉強をしていたSさん。
豊富な知識と経験で、HYBRIDEでも活躍されていますが、入社後に得たものも多かったようです。どんな思いを持ってHYBRIDEを選び、何を得ることができたのか。その思いを語ってもらいました。

愛用品のパンプス
【私の愛用品】
マルイのパンプスです。
社会人10年間の中で、様々なブランドのパンプスを試してきましたが、靴ずれができなかったのは、マルイのらくちんきれいラインのパンプスだけでした。普段、PCや書類の詰まった鞄を持ち歩く必要があるので、足に負担のかからない靴は私にとって、とても重要です。

■ここに入社する前はどんなことをしていましたか?

事業会社にて、データ分析、新規事業立ち上げに関わってきました。
分野としてはネット広告であり、データからどのようなことが読み取れるのか、また改善すべき点や施策の検討を行ってきました。
その後、今後ビジネスに携わる上で、体系的な知識を身につけたいと考え大学院に2年間通いました。

■転職をしようと思ったきっかけと、その中でHYBRIDEを選んだ理由は?

大学院修了後、就職活動をしていく中で、HYBRIDEを知ったわけですが、いわゆる日本企業的な上下関係が無く、各自がそれぞれの得意分野を活かして自由に働くスタイルが自分には合っていると考え、ここを選びました。また、自分のバックグランドでもある、データ分析に強いメンバーが揃っているところも期待が大きかった点です。

■入社する前のイメージと入社した後で、ギャップはありましたか?それはどのようなことですか?

ほとんどギャップはありません。入社前に想像していた通りの印象です。
手を挙げれば意見は汲んでもらえますし、苦手なところは先輩方に納得がいくまでフォローしていただけます。評価も明朗だと思います。こういった環境なので、能動的に動けば、多くのチャンスと学びの機会があり、反対に受け身でいると時間だけが過ぎてしまう、自分次第で変わる範囲が大きい環境で、そういう意味では厳しい環境だと思います。

■入社してよかったな、と感じたエピソードはありますか?

2点あります。
・1点目は、エクセル、パワーポイントなどの基礎固めができたことです。自分では使いこなせているつもりになっていましたが、入社後の研修を受けて、全くできていないことが分かり、1から教えていただきました。まだ改善の余地はあるものの、今では自分の思い描いた資料を素早く作ることができるので本当に良かったと思います。
・2点目は、自分がやりたいと思えるプロジェクトにチャレンジできるところです。今までの経歴以外にも自分の志向を汲んで方向性を決めていくことができます。

■入社後、どのような仕事をしていますか?その中で感じたやりがいや、成長を感じたエピソードはありますか?

入社してから最も成長を感じたのは某企業コールセンターの業務整理案件です。約半年間、朝は8時の誰もいない静かな環境で頭の中を整理し、夜は終電近くまでお客様と一緒に議論する、という生活を続けました。本社が海外にあるので、得意ではない英語を使う必要がありましたし、お客様に自分の説を聞いてもらうためにはどうすれば良いのか、という点でも頭を悩ませました。後者については今でも課題に感じており、相手に聞いてもらう姿勢無ければ、どんなに良いアイデアであったとしても価値は無いという厳しい現実にも気付かされました。自分なりに努力してきた甲斐もあり、プロジェクトの最後には、メンバーやお客様から感謝の言葉をいただけたことが嬉しく思っています。

■休日はどんな過ごし方(趣味とか含め)をしていますか?

プロジェクトに入ったばかりの時や佳境の時には、土日のどちらか1日は仕事を整理する時間にあてます。 決して休日に働かないと手が回らないというわけではないです。
休日のリラックスした環境で考えると新しいアイデアが生まれるので、自分にとっては貴重な事だと感じます。 通常は、散歩がてら買い物をしたりお茶をしたり、家で少し凝った料理を作ったりして過ごします。また体を動かすことが趣味なので、友人とボディボードをしたり、ジョギングをしたり、ヨガに行ったりもします。

■HYBRIDEはどんなところ(雰囲気など)ですか?

自立した人が集まっているところだと思います。
それぞれが独立して自分の得意分野を伸ばしながらも、お互いをサポートしたり、年齢などに関わらず意見交換ができる自由な雰囲気です。

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