大洋システムテクノロジー HYBRIDE(ハイブライド)のblog

㈱大洋システムテクノロジーのコンサルティング部隊HYBRIDE(ハイブライド)によるブログです。 各種ソリューション(データ分析、BPR、PMO、システム関連など)や社員紹介、各種イベントなどの内容をご紹介します。

健康経営

HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その②「業務プロセス視点でのアプローチ」~

今回、お伝えする業務効率化の手法は、業務プロセス視点でのアプローチになります。

自動化

まず、業務プロセスを書いてみた際に、下記のような事が分かったとします。

自動化1

この例の場合は、単純で、改善後としては、自動化する事が業務効率化の視点になります。

自動化2

重複削除

このような業務プロセス視点でのアプローチをとった際の業務効率化の視点をお伝えします。

次は、重複削除です。

重複削除

多段階承認の廃止

さらに、多段階承認の廃止といった業務効率化の視点もあります。

多段階承認の廃止

並列化、移行化、集約化、チェック強化

上記以外にも下記のようなものがあります。

  • 並列化:業務のリードタイムを短縮化する為に、複数の業務の実施タイミングを並列化(同期化)する
  • 移行化:各業務について、スキルに応じて最適な職位別/職種別に役割分担を設定する為に、各業務/担当を見直し、移行する
  • 集約化:全体的な業務負荷の軽減や各業務の専門性向上を図る為に、各業務、各組織/機能を集中化する
  • チェック強化:品質/サービス向上させる為に、各業務のチェック、確認、進捗管理を強化する(財務報告の信頼性を確保する為に、内部統制対応を実施するケースも含む)

今回ご紹介したのはほんの一例ですが、
これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。

今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。

次回は、「活動毎の切り口分析」についてご紹介させていただきます。
引き続きよろしくお願いします。


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HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その①「業務の4C分析」~

最近、健康経営が重要視されてきています。

健康管理を個人任せにせず、企業が積極的に関与する事で、社員の健康増進を図り、生産性向上やモチベーションアップに繋げる事で、業績アップを目指すという考え方です。

各企業の取り組み内容としては、下記のようなものがあります。
  • 残業禁止、早朝出勤の促進
  • スポーツイベントの開催
  • 生活習慣を見直す研修の開催
  • 健康関連のポイント制の導入
  • メンタルヘルスに関する取り組み

こういった取り組み自体が活性化していく事は良いことだと思いますが、次のようなケースも散見されます。

例えば、「残業禁止、早朝出勤の促進」を実施している企業では、隠れ残業なるものが増えているというのです。
残業が禁止されているので、企業に夜遅くまで残って仕事をする事はできない。
そこで、いったん会社から帰社して、自宅、外部の会議室、カフェなどの場所で、仕事を続けてしまう・・・ 企業側の把握している勤怠情報にも反映されないケースが多いので、企業側は残業が少ないと思っているが、実は、社員の労働時間の実態は、残業が多いというような事にもなります。
これでは、健康経営が目指すものとは、まったく別の方向性へ向かってしまいます。

なぜ、こういった事象が発生するのでしょうか?

それは、健康経営の仕組みの導入自体が目的になっており、根本的に、業務を効率化するという視点の欠如しているからです。
業務を効率化しない限り、真の意味での残業は減らないし、スポーツイベントへの参加する時間も生活習慣を見直す研修へ参加する時間も捻出できないのです。
健康経営を目指す限り、業務を効率化するという視点が重要なのです。

そこで、今回から数回のコラムにて、業務を効率化する手法をいくつかご紹介していこうと思います。

今回は、業務の4C分析です。

4Cというのは、下記のものです。
  • Cut(業務の廃止)
  • Convert(業務の移管)
  • Combine(業務の集約)
  • Create(業務の新設)

まずは、Cut(業務の廃止)です。

業務の目的や必要性を見直し、業務を廃止するという手法です。
実施できれば、最も効果が高い手法です。
例えば、「会議の廃止」、「活用されていないレポート作成業務の廃止」、「システム導入による自動化」などが挙げられます。

次に、Convert(業務の移管)です。

業務を実施している担当を他の担当に移管するという手法です。
比較的、難易度の低い業務をベテラン社員から若手社員に移管したり、
社員から派遣の方に移管したり、専門性の高い業務を社外のアウトソース会社に移管するというような手法です。
移管する前には、「業務の標準化/マニュアル化」が重要になります。

さらに、Combine(業務の集約)です。

業務を一ヵ所に集めて実施する事で、効率化するという手法です。
具体的には、同じ業務を担当していた人たちの業務を整理し、最も効率的で良いやり方を抽出し、
そのやり方を実施する事で工数を減らすという手法です。
また、業務の集約する事で、繁忙期と閑散期の差を平準化して、待ち時間を解消するという事も可能になります。
「シェアードサービスセンター化」などが有名な施策です。

最後に、Create(業務の新設)です。

新たな業務を追加することで、組織全体で頻発している業務の負荷を軽減させるするという手法です。
例えば、「上流工程にチェック機能を設置し、下流工程での問題発生を防ぐ」、「ナレッジマネジメントシステムの導入による情報収集業務の軽減」、「定期的な業務効率化の推進状況把握のための会議の導入」などが挙げられます。

今回の業務を効率化する手法のご紹介は、以上です。
少しでも健康経営の実現に貢献できればと思っております。

次回以降も業務を効率化する手法をご紹介していこうと思います。
引き続きよろしくお願いします。


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