大洋システムテクノロジー HYBRIDE(ハイブライド)のblog

㈱大洋システムテクノロジーのコンサルティング部隊HYBRIDE(ハイブライド)によるブログです。 各種ソリューション(データ分析、BPR、PMO、システム関連など)や社員紹介、各種イベントなどの内容をご紹介します。

文書標準

公用文ルールを文書標準に生かそう!第3回


句点はどこに打ちますか?(その3)

◆句点(。)はどこに打つ?

さてさて、前置きが長くなりましたが、ようやく今回のテーマである「句点(。)はどこに打つ?」にたどり着きました。第1回の質問をもう一度見てみたいと思います。

問1
文末にカッコ書きがある文章の場合、句点(。)はどこに打ちますか?
  • <パターン1>句点はこのように打ちます(カッコ内はこのようになります)。
  • <パターン2>句点はこのように打ちます(カッコ内はこのようになります。)。
  • <パターン3>句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります)
  • <パターン4>句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります。)

ここで、例として<パターン3>を選んだケースを考えてみましょう。文書標準には、以下のようなルールを記載することになります。

<パターン3>を採用した句点の打ち方についての文書標準例
  • 3-(1):文末には句点を打つ。
  • 3-(2):文末にカッコ書きがある文章の場合、カッコ書きの前に句点を打つ。
  • 3-(3):カッコ書きの中には句点は打たない。

【質問1】
カッコの中に複数の文章を書くときは、どう書けばいいの?

文書標準をメンバーに示してからしばらくすると、メンバーからPMOに対して上記のような質問が出てきました。
例としては、「カッコ内はこのようになります」の文章に続けて、「カッコ内の読点(、)については別途お知らせします」という文章が続くような場合です。

そこでPMOは試しに以下のように書いてみます。

  • <パターン3-1>
    句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになりますカッコ内の読点については別途お知らせします)

何か変です。「3-(3):カッコ書きの中には句点は打たない。」のルールにより、カッコ内の文章の切れ目がはっきりしないので、大変読みづらくなってしまいます。

そこでPMOは以下のように書くよう、ルールを変更します。

<パターン3>を採用した句点の打ち方についての文書標準例(※質問1に対応したルールの変更)
  • 3-2-(1):文末には句点を打つ。
  • 3-2-(2):文末にカッコ書きがある文章の場合、カッコ書きの前に句点を打つ。
  • 3-2-(3):カッコ書きの中には句点は打たない。ただし、カッコ書きの中に複数の文章がある場合は、最後の文章以外には、文末に句点を打つ。

変更後のルールに従って、カッコ内の文章でも、最後の文章以外には文末に句点を打ってみました。

  • <パターン3-2>
    句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります。カッコ内の読点については別途お知らせします)

【質問2】
文末にカッコ書きがある文章のすぐ後に別の文章を書くときは、どう書けばいいの?

改訂後の文書標準をメンバーに示してからしばらくすると、メンバーからPMOに対して、さらに上記の質問が出てきました。
そこでPMOは試しに以下のように書いてみます。

  • <パターン3-3>
    句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります)読点については別途お知らせします。

これも何か変です。「3-2-(2):文末にカッコ書きがある文章の場合、カッコ書きの前に句点を打つ。」のルールにより、本来、「(カッコ内はこのようになります)」の部分は、カッコの前の部分である「句点はこのように打ちます。」という文章を補足していたはずなのに、これでは後ろに続く文章にくっついてしまうので、「読点については別途お知らせします。」を補足しているように見えてしまいます。
そこでPMOは以下のように書くよう、ルールを変更します。

<パターン3>を採用した句点の打ち方についての文書標準例(※質問2に対応したルールの変更)
  • 3-4-(1):文末には句点を打つ。
  • 3-4-(2):文末にカッコ書きがある文章の場合、カッコ書きの前に句点を打つ。なお、すぐ後に別の文章が続く場合には、カッコの後ろに空白を1文字入れる。
  • 3-4-(3):カッコ書きの中には句点は打たない。ただし、カッコ書きの中に複数の文章がある場合は、最後の文章以外には、文末に句点を打つ。

変更後のルールに従って、カッコの後ろに空白(背景色黄色部分)を1文字分入れてみました。

  • <パターン3-4>
    句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります) 読点については別途お知らせします。

いかがでしょうか。なんだかルールが煩雑になってきました。もしあなたがメンバーなら、こんなルールに従うことがだんだん面倒くさくなってきませんか?第1回でお話ししたような「残念な文書標準」への道にまっしぐらです。

そう、<パターン3>は不合理で、このような書き方を文書標準に採用してはいけなかったのです!

他のパターンを採用した場合はどうだったのでしょうか?

各パターンにおける質問の対応を比較してみましょう。

パターン1質問1がうまく解決できません。
パターン2質問1、2も解決できそうです。
パターン4質問2がうまく解決できません。

<パターン2>が良さそうな感じです。メンバーは質問1や質問2の疑問を持たないはずです。カッコ内に複数の文章を書くケースでも、文末にカッコ書きがある文章のすぐ後に別の文章を続ける場合にも、メンバーは特に迷うことがなく、元々打ってあった句点の後ろに、自然に次の文章を続けることができそうです。

<パターン2>を採用した句点の打ち方についての文書標準例
  • 2-(1):文末には句点を打つ。
  • 2-(2):文末にカッコ書きがある文章の場合、カッコの後ろに句点を打つ。
  • 2-(3):カッコ書きの中の文章にも文末には句点を打つ。

ルールに従って、文章を作成してみました。確かに、質問について解決できています。

  • <パターン2>
    句点はこのように打ちます(カッコ内はこのようになります。)。 読点については別途お知らせします。

第1回で、「読み手も書き手も文書の「内容」に集中できるように」することが文書標準の「目的」だと書きました。<パターン2>は目的に適っています。

結論としては、<パターン2>を採用するのが最も合理的だったのです!

公用文の例

実際の公用文の例を確認してみましょう。

国土交通省告示・通達データベースシステム
http://wwwkt.mlit.go.jp/notice/index.html
国土交通省
入札金額の内訳の提出について(文書番号:国地契第四三号,国官技第二六五号,国営計第一六一号、平成13年12月4日)
2 工事費内訳書の内容及び様式
1) 数量総括表に掲げる費目及び各工種に対応するものの金額を少なくとも表示したもの(様式自由。ただし、商号又は名称並びに住所及び工事名を記載するとともに、押印すること。)。
国税庁
ホーム>税について調べる>パンフレット・手引き>パンフレット「暮らしの税情報」(平成27年度版)>申告と納税
http://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/koho/kurashi/html/06_1.htm
還付金の受取方法
<預貯金口座への振込み>
 確定申告書に、振込先の金融機関名、預貯金の種別、口座番号を正確に記載してください(ご本人名義の口座に限ります。)。
地上デジタルテレビジョン等設備整備事業の実施について
http://wwwhourei.mhlw.go.jp/cgi-bin/t_docframe2.cgi?MODE=tsuchi&DMODE=SEARCH&SMODE=NORMAL&KEYWORD=%88%e3%90%ad%94%ad%91%e60610007%8d%86&EFSNO=1156&FILE=FIRST&POS=0&HITSU=1
(平成21年6月10日)
(医政発第0610007号)
(各都道府県知事あて厚生労働省医政局長通知)
2 事業の実施主体
この事業の実施主体は、地上デジタル放送に対応をしていない災害拠点病院、救命救急センター及び二次救急医療機関の開設者とする(ただし、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。)。

おわかりでしょうか。ただし、前回書いたとおり「明文化された公用文ルールはない」ので、完全に徹底されているわけではありません。異なる書き方の例もあります。

消費者庁 消費者ホットライン
http://www.caa.go.jp/region/shohisha_hotline.html
全国には、消費生活センターが763か所(平成26年4月1日時点)あり、そのほか、ほとんどの市区町村に消費生活相談窓口が設置されています。消費者ホットラインは、全国共通の電話番号で、地方公共団体が設置している身近な消費生活相談窓口を御案内いたします。(平成22年1月12日(火)から全国で実施しています。)

しかし、「帰納法としてのルールがある」と書いたとおり、<パターン2>の書き方が圧倒的に多いのです。 実は、筆者は官公庁プロジェクトに関わるようになった最初のころ、文末にカッコをはさんで句点が隣接する「。)。」のような句点の打ち方に大変違和感を覚えました。しかし慣れてくるにつれて、この書き方が最も合理的であり、民間プロジェクトでも積極的に文書標準として採用すべきではないかと考えるようになりました。

次回以降も、公用文の実例をヒントに、文書標準として参考にすべきアイデアについて考えていきたいと思います。


なお、このブログの文章そのものは、公用文ルールには必ずしも従っていません。公用文ルールをそのまま適用すると、堅苦しくなりすぎる場合があるからです。次回以降も、どうか気軽に読んでいただきたいと思います。単なる話のネタとしていただいても結構ですし、また実際に文書標準を検討するときの参考にしていただけたら大変うれしいです。


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公用文ルールを文書標準に生かそう!第2回


句点はどこに打ちますか?(その2)

◆「公用文ルール」はどこにある?

このブログ連載のテーマは「公用文ルールを文書標準に生かそう」です。前回は、官公庁で作られる文書の書き方、つまり「公用文ルール」には大変合理的な部分があり、そのような部分は民間プロジェクトの文書標準にも積極的に応用できるのではないか、と書きました。

みなさまの中には、「それじゃ、「公用文ルール」がWebで公開されていたら紹介してもらいたいな。そうしたら、このブログ記事ではなく、自分で調べたい。」と考えた方もいらっしゃるかもしれません。
「そもそも「公用文ルール」があるのなら、個別のプロジェクトで「文書標準」なんて作る必要はないのでは?個別に作るのは時間の無駄ではないの?」という突っ込みも聞こえてきそうです。

そこでまず結論をいいますと、民間プロジェクトの「文書標準」に応用できそうな一番肝心な部分については、「明文化された公用文ルール」は存在しません。
順を追って説明しますと、「公用文ルール」に関する正規の資料集は、文化庁のHPに掲載されており、誰でも参照・利用することができます。

文化庁のホームページ「公用文の書き方資料集」
http://kokugo.bunka.go.jp/kokugo_nihongo/joho/series/21/21.html

内容を見ていただけばわかるとおり、「常用漢字表」をはじめとする内閣告示・内閣訓令により、「単語の書き方」については、明確な文書化されたルールがあります。さらに見ていくと、用字用語・文体・書き方などの一番肝心な部分については、「公用文作成の要領(公用文改善の趣旨徹底について)(昭和27年4月4日内閣閣甲第16号内閣官房長官依命通知)」なる文書にたどり着きます。

しかし、「公用文作成の要領」に軽く目を通してもらうだけでわかると思いますが、何度か改訂が加えられているらしいとはいえ、ベースとなっているのが昭和27年(1952年)、つまり60年以上前の文書であり、内容も大変古いものです。次回以降の連載で詳しく触れる機会がありますが、現在の「公用文」ではほとんど守られていないルールも記載されています。

もう一つ、「公用文の書き方」のキーワードでWebを検索すると、容易に行きあたる文書があると思います。ただしこちらは、元公務員とはいえ民間の方が書いた文書ですので、やはり公式なルールではありません。

さて、「では「公用文ルールを文書標準に生かそう」といいつつ、肝心のルールそのものがないのなら、どうやって生かすの?」という突っ込みが聞こえてきそうですが、「公用文ルール」は、あります。

◆帰納法としてのルール

多くの「公用文」を読んでいくと、書き方に明確な「傾向」があることに気がつくと思われます。つまり、明文化されていなくても、特定のルールが成立していると考えることができるのです。このブログ連載においては、「公用文」を適宜引用することで、これらのルールを帰納法的に示していきたいと思います。

個別のプロジェクトにおいて、「文書標準」をその都度作成する理由としては、明文化された「公用文ルール」が存在しないため、手軽に参照できないことがあげられます。
そのことに加えて、「公用文ルール」をそのまま適用できない部分であったり、プロジェクト毎に使用すべき用語が異なったり、過去のプロジェクトの経緯を踏まえるべき部分と新たに改訂すべき部分があったりするなど、さまざまな理由が考えられると思います。「公用文ルール」が一つあれば、それで日本のあらゆるプロジェクトに適用可能、というわけにはいかないのです。

・引用についておことわり
法令の話になりますが、著作権法で保護された著作物の場合、勝手な引用をすることはできません。しかし、「憲法その他の法令」や、「国若しくは地方公共団体の機関、独立行政法人又は地方独立行政法人が発する告示、訓令、通達その他これらに類するもの」は著作権法の保護対象外です。本ブログでは、これらの「公用文」のうち参考になる部分については、出典を明らかにしたうえで適宜引用いたします。
なお、著作権の目的とならない著作物については、著作権法の第十三条をご参照ください。

前置きが長くなりましたが、第1回からの質問となっている「句点はどこに打ちますか?」の答えと解説につきまして、さらに次回のお楽しみとさせてください。
(ここまで引っ張ってしまったため、次回こそは質問の解説から進めさせて頂きます。)


なお、このブログの文章そのものは、公用文ルールには必ずしも従っていません。公用文ルールをそのまま適用すると、堅苦しくなりすぎる場合があるからです。次回以降も、どうか気軽に読んでいただきたいと思います。単なる話のネタとしていただいても結構ですし、また実際に文書標準を検討するときの参考にしていただけたら大変うれしいです。


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公用文ルールを文書標準に生かそう!第1回


句点はどこに打ちますか?

突然ですが、こんな質問を受けたら、みなさんならどのように答えるでしょうか。

問1
文末にカッコ書きがある文章の場合、句点(。)はどこに打ちますか?
  • <パターン1>句点はこのように打ちます(カッコ内はこのようになります)。
  • <パターン2>句点はこのように打ちます(カッコ内はこのようになります。)。
  • <パターン3>句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります)
  • <パターン4>句点はこのように打ちます。(カッコ内はこのようになります。)

上の問に対する補足となります。
・<パターン1>と<パターン2>は、カッコ書きの後に句点を打っています。
・<パターン3>と<パターン4>は、カッコ書きの前に句点を打っています。
・<パターン1>と<パターン3>はカッコ内の文章には句点を打っていません。
・<パターン2>と<パターン4>はカッコ内の文章にも句点を打っています。

「…こんなのどうでもいいじゃないか」と思った方もいらっしゃることでしょう。しかしながら、筆者が関わっているPMOという仕事では、しばしばこのような、一見どうでもよいことが大きな問題になるのです。

上の問に対して、PMOは最も合理的な回答を1つだけ選んで、「文書標準」というものに表さなければなりません。最も合理的な回答とはどのパターンでしょうか? 答えは一旦後回しにして、まずは「PMO」という仕事について、そして「文書標準」というものについて、簡単に説明したいと思います。

「PMO」と「文書標準」の簡単な説明

「PMO」とは、「Project Management Office」の略です。

ある目的の達成のために期限付きで編成された複数のメンバーから成る「プロジェクト」が、予定どおり進むように運営・支援するチームのことです。少人数のプロジェクトであれば一人のマネージャが運営・支援することも多いでしょう。
しかし、プロジェクトによってはメンバーが数十人、数百人、ときには千人といった規模になり、とても一人のマネージャだけでは運営・支援しきれなくなります。
PMO自体にも規模の大小や性質の違いはありますが、この連載におけるPMOは、このような中規模~大規模プロジェクトに対して編成される運営・支援チームのことをいうものとします。

「文書標準」とは何でしょうか?

PMOが運営・支援するプロジェクトには、多くのメンバーが関わり、また多くの文書が作られます。
各メンバーがそれぞれ勝手な体裁で文書を作ってしまったら、それらの文書を読む「読み手」側の立場としては、読みづらくて、書かれている「内容」になかなか集中できません。
文書を作る「書き手」側の立場からいっても、「文末にカッコがあるときには句読点はどこに打つのが正解かな?」などと細かいことに迷っていたら、自分が書くべき「内容」をいかに表現して伝えるか、という肝心な部分に集中できません。

「問1」でみなさんに質問したような、文末にカッコ書きがある場合の句読点の位置といった細かい点でさえ、各メンバーが異なった書き方をしていたら、多くの文書を読んでいるうちには意外に気になってくるものです。

そこで、一般的にプロジェクトでは「文書標準」を用意し、章番号や項番の付け方・フォントの種類や大きさ・字下げの仕方といった「体裁」をはじめとして、用字・用語の使い方、句点や読点といった記述符号の表記ルールなどを定めます。
まとめると、「文書標準」は、読み手も書き手も文書の「内容」に集中できるように、文書の「書き方」を定めたルールブックということになります。

この「読み手も書き手も文書の「内容」に集中できるように」という「目的」の部分は大変重要なので、頭の片隅にとどめておいていただきたいと思います。

「残念な文書標準」とは

筆者はITコンサルタントとして、民間企業や公的機関のさまざまなプロジェクトに関わり、多くの場合PMOの一員としてプロジェクトの運営や支援を行ってきました。「文書標準」の策定に関わったこともあります。そして、中には失敗してしまった経験もあります。
「文書標準」が失敗するというのはどういうことでしょうか?
それは、以下のような事態です。
・ 文書標準で定めたルールが合理的でなかったために、後から想定外の事態が次々と起こって、その都度ルールを書き変えたり追記をしたりしなければならなくなる。
     
・ だんだんルールが複雑化してくるので、メンバーは「この場合にはどういう書き方をするのが正しいんだっけ?」と、都度都度、文書標準を確認しなければならなくなる。
     
・ だんだん面倒くさくなって、誰も文書標準に従わなくなる。
     
・ 結局、「読み手も書き手も文書の「内容」に集中できるように」という「目的」が達成できない。

いかがでしょうか?何とも残念な事態です。
このような「残念な文書標準」を策定しないためには、最初からなるべく合理的に判断して、ルールを定める必要があります。
しかし、何が合理的なのか、どういう事態をあらかじめ想定しておく必要があるのか、なかなか考えが及ばないところであり、これが「文書標準」を策定するうえで最も難しい点になります。

公用文ルールを文書標準に生かそう

ここでようやく、「公用文ルールを文書標準に生かそう」という、このブログ連載のテーマにつなげることができました。
筆者はここ数年、官公庁のプロジェクトに関わってきました。そして官公庁で作られる文書の書き方、つまり「公用文ルール」には大変合理的な部分があることを知り、そのような部分は民間プロジェクトの文書標準にも積極的に応用できるのではないか、と考えるようになりました。
逆にいうと、民間プロジェクトの文書標準には必ずしも応用できない部分もある、ということになります。どういう部分が応用可能で、どういう部分が応用できないと筆者が考えているかは、次回以降の連載でおいおいと表していきたいと考えています。

さて、最初に書いた「問1」の質問ですが、みなさんがPMOの一員なら、どのパターンを文書標準に採用するでしょうか?
間違ったパターンを選ぶと、後でメンバーから「文書標準にはこう書いてあるけど、こんな場合にはどう書けばよいの?」と質問を受け、ルールを追加しなければならない事態になるかもしれません。そうなると、「残念な文書標準」の第一歩を踏み出してしまいます。

最も合理的だと筆者が考えるパターンは、公用文ルールに一致しています。その答えと解説は、長くなるので次回のお楽しみにさせてください。


なお、このブログの文章そのものは、公用文ルールには必ずしも従っていません。公用文ルールをそのまま適用すると、堅苦しくなりすぎる場合があるからです。次回以降も、どうか気軽に読んでいただきたいと思います。単なる話のネタとしていただいても結構ですし、また実際に文書標準を検討するときの参考にしていただけたら大変うれしいです。


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