今回、お伝えする業務効率化の手法は、「業務量パレート分析」になります。
例えば、営業業務の効率化を事例にとってお話しします。
営業業務において、非効率な点がないか課題ヒアリングをしていった際に、下記のようなコメントが寄せられたとします。
課題
課題1 | 提案書雛形がないので、ゼロから提案書を作成しており、工数がとられており、非効率である |
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課題2 | 顧客企業の情報がバラバラで、正しい情報を把握するためには、AシステムとBシステムの両方を確認する必要があり、非効率である |
課題3 | 社内報告会議が非効率である |
課題4 | 前月の売上実績を確認するのに、Aシステムからデータを抽出するのに、30分程度時間を要する |
課題5 | 経費申請などのために、わざわざ自社に移動する必要があり、非効率である |
結論を申し上げると、一般的には、上記の課題の優先順位をつける事は、非常に難しいという事になります。
上記の状態では、 「まだ優先順位をつける状態にはない」 という事になります。
では、何の情報があれば、優先順位をつける事が可能になるのでしょうか?
効果
各課題を改善した際の「効果」という意味においては、「業務量」の情報が必要になります。
どの課題や業務に、どれくらいの「業務量」が割かれているのか?
その情報があれば、対象となる課題や業務を改善した際に、どれくらいの「効果」が創出されるのかが明確になります。
さらには、例えば、上記の課題2(顧客企業の情報がバラバラで、正しい情報を把握するためには、AシステムとBシステムの両方を確認する必要があり、非効率である)を解決するにあたって、どの程度のシステム投資が妥当なのかの判断も明確になります。
業務量パレート分析
このように、業務毎の業務量を把握する事は、企業経営において、非常に重要なのですが、
1つ1つの業務毎の業務量を管理するよりも、より分かりやすい分析手法があります。
それが、「業務量パレート分析」です。
まず、下記の図のように、業務量の大きい順番に業務を並べていきます。
次に、累積構成比を折れ線グラフで記載します。
その上で、業務を3つの領域に分けます。下記のような感じです。
- 領域A:業務量の80%を構成する業務群
- 領域B:業務量の80~90%を構成する業務群
- 領域C:業務量の90~100%を構成する業務群
そうする事で、領域Aの業務の改善に取り組む事が最も重要だという事が分かります。
しかも、業務の種類の数も、他の領域に比べて、少ないことが多いので、よりフォーカスして、業務改善に着手可能となります。
今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。
これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、
皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。
最近、業績が好調なうちに、業務効率化しておきたいという企業様からのご依頼も増えております。
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