大洋システムテクノロジー HYBRIDE(ハイブライド)のblog

㈱大洋システムテクノロジーのコンサルティング部隊HYBRIDE(ハイブライド)によるブログです。 各種ソリューション(データ分析、BPR、PMO、システム関連など)や社員紹介、各種イベントなどの内容をご紹介します。

業務を効率化

HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その④「業務量パレート分析」~

今回、お伝えする業務効率化の手法は、「業務量パレート分析」になります。

例えば、営業業務の効率化を事例にとってお話しします。
営業業務において、非効率な点がないか課題ヒアリングをしていった際に、下記のようなコメントが寄せられたとします。

課題

課題1提案書雛形がないので、ゼロから提案書を作成しており、工数がとられており、非効率である
課題2顧客企業の情報がバラバラで、正しい情報を把握するためには、AシステムとBシステムの両方を確認する必要があり、非効率である
課題3社内報告会議が非効率である
課題4前月の売上実績を確認するのに、Aシステムからデータを抽出するのに、30分程度時間を要する
課題5経費申請などのために、わざわざ自社に移動する必要があり、非効率である

結論を申し上げると、一般的には、上記の課題の優先順位をつける事は、非常に難しいという事になります。
上記の状態では、 「まだ優先順位をつける状態にはない」 という事になります。
では、何の情報があれば、優先順位をつける事が可能になるのでしょうか?

効果

各課題を改善した際の「効果」という意味においては、「業務量」の情報が必要になります。
どの課題や業務に、どれくらいの「業務量」が割かれているのか?
その情報があれば、対象となる課題や業務を改善した際に、どれくらいの「効果」が創出されるのかが明確になります。

さらには、例えば、上記の課題2(顧客企業の情報がバラバラで、正しい情報を把握するためには、AシステムとBシステムの両方を確認する必要があり、非効率である)を解決するにあたって、どの程度のシステム投資が妥当なのかの判断も明確になります。

業務量パレート分析

このように、業務毎の業務量を把握する事は、企業経営において、非常に重要なのですが、
1つ1つの業務毎の業務量を管理するよりも、より分かりやすい分析手法があります。

それが、「業務量パレート分析」です。

まず、下記の図のように、業務量の大きい順番に業務を並べていきます。
次に、累積構成比を折れ線グラフで記載します。
その上で、業務を3つの領域に分けます。下記のような感じです。

  • 領域A:業務量の80%を構成する業務群
  • 領域B:業務量の80~90%を構成する業務群
  • 領域C:業務量の90~100%を構成する業務群
ハイブライド:業務量パレート分析

そうする事で、領域Aの業務の改善に取り組む事が最も重要だという事が分かります。
しかも、業務の種類の数も、他の領域に比べて、少ないことが多いので、よりフォーカスして、業務改善に着手可能となります。

今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。

これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、
皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。
最近、業績が好調なうちに、業務効率化しておきたいという企業様からのご依頼も増えております。

引き続きよろしくお願いします。

業務効率化について、以下よりご相談を受付しております。
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ご連絡、お待ちしております。


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HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その③「活動毎の切り口分析」~

今回、お伝えする業務効率化の手法は、「活動毎の切り口分析」になります。

まず、HYBRIDEが、業務量調査を実施させて頂く場合、各業務毎の詳細な活動リストを作成します。
例えば、営業における提案業務であれば、下記のような具合です。

活動(大分類)活動(中分類)活動(小分類)
提案内容検討提案書作成過去の提案書検索
提案内容検討提案書作成検討資料作成
提案内容検討提案書作成検討資料部長レビュー
提案内容検討提案書作成検討資料修正
提案提案ミーティングクライアントとの日程調整
提案提案ミーティング提案ミーティング資料印刷
提案提案ミーティング提案ミーティングへの移動
提案提案ミーティング提案ミーティング実施

このように、詳細化した活動リスト毎に、単位時間や実施回数を確認していきます。
その結果として、業務量データベースができあがり、業務量データを分析する事が可能になります。

付加価値分析

今回、お伝えする「活動毎の切り口分析」の1つ目は、活動毎の「付加価値分析」です。

これは、各活動に対して、付加価値の高/低を定義していく手法です。
高/低といった2段階で設定する事もありますし、3段階で設定するような場合もあります。
いずれにしても、このような分析をする事で、自社で決めた付加価値の高い業務がどの程度あり、
逆に、付加価値の低い業務をどの程度、社員が実施しているのかを明確化する事が可能になります。

下図は、職位別に活動の「付加価値分析」を実施した結果です。

付加価値分析

これを見ると、下記のような事が分かります。

  • メンバー(正社員)の付加価値「低」の業務割合が約50%もあること
  • 課長の付加価値「低」の業務割合も約50%存在すること

これは、経営層にインパクトを与える結果です。
せっかく自社の優秀な人材として確保した正社員にも付加価値「低」の業務割合が非常に多いだけでなく、
さらには、その中のエース級であるべき課長層にも付加価値「低」の業務割合が多い結果となっております。
ただちに、経営層は、下記の打ち手の選択を検討し、実行に移します。

  • 職位毎の業務役割の見直し
  • 社外のリソースを活用した業務分担の見直し
  • システム化(自動化/効率化)できる業務の洗い出し ⇒ 効率化

活動タイプ分析

次に、お伝えする「活動毎の切り口分析」は、「活動タイプ分析」です。

これは、業務毎にどういった活動の種類(タイプ)なのかを設定していくものです。
例えば、先ほどの営業における提案業務に活動タイプを設定する場合、下記のような具合です。

活動(大分類)活動(中分類)活動(小分類)活動タイプ分析
提案内容検討提案書作成過去の提案書検索情報収集
提案内容検討提案書作成検討資料作成資料作成/修正
提案内容検討提案書作成検討資料部長レビュー会議・打合せ
提案内容検討提案書作成検討資料修正資料作成/修正
提案提案ミーティングクライアントとの日程調整依頼・連絡
提案提案ミーティング提案ミーティング資料印刷印刷
提案提案ミーティング提案ミーティングへの移動移動
提案提案ミーティング提案ミーティング実施会議・打合せ

活動タイプを設定する事で、どのような活動の種類が多いのかが明確化されます。
我々の業務量調査の経験上、ホワイトカワーの職種の場合、下記のような活動タイプで、全体の80%ほどを構成する事が多いです。
(むろん、同じホワイトカラー職種でも、職種によって傾向は変わり、例えば、営業では、移動の割合が多くなります。)

  • 資料作成/修正
  • 会議・打合せ
  • 情報収集

ゆえに、会議改革や情報収集のためのツール導入などが企業におかれて実施されることが多いですが、
それらは、現状の状況をしっかり把握した上で、業務効率化すべきです。間違っても、導入する事を目的化してはいけません。
また、特に、会議改革は、下記のスキルの向上が最も重要だという事を忘れてはいけません。

  • 会議ファシリテーションスキル
  • 会議用資料作成スキル

今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。

これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、
皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。
最近、業績が好調なうちに、業務効率化しておきたいという企業様からのご依頼も増えております。

次回は、「業務量パレート分析」についてご紹介させていただきます。
引き続きよろしくお願いします。


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HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その②「業務プロセス視点でのアプローチ」~

今回、お伝えする業務効率化の手法は、業務プロセス視点でのアプローチになります。

自動化

まず、業務プロセスを書いてみた際に、下記のような事が分かったとします。

自動化1

この例の場合は、単純で、改善後としては、自動化する事が業務効率化の視点になります。

自動化2

重複削除

このような業務プロセス視点でのアプローチをとった際の業務効率化の視点をお伝えします。

次は、重複削除です。

重複削除

多段階承認の廃止

さらに、多段階承認の廃止といった業務効率化の視点もあります。

多段階承認の廃止

並列化、移行化、集約化、チェック強化

上記以外にも下記のようなものがあります。

  • 並列化:業務のリードタイムを短縮化する為に、複数の業務の実施タイミングを並列化(同期化)する
  • 移行化:各業務について、スキルに応じて最適な職位別/職種別に役割分担を設定する為に、各業務/担当を見直し、移行する
  • 集約化:全体的な業務負荷の軽減や各業務の専門性向上を図る為に、各業務、各組織/機能を集中化する
  • チェック強化:品質/サービス向上させる為に、各業務のチェック、確認、進捗管理を強化する(財務報告の信頼性を確保する為に、内部統制対応を実施するケースも含む)

今回ご紹介したのはほんの一例ですが、
これらのような業務プロセス視点でのアプローチをうまく取り入れることにより、皆様の業務の効率化を実現していただければと思っております。

今回の業務を効率化する手法のご紹介は以上です。

次回は、「活動毎の切り口分析」についてご紹介させていただきます。
引き続きよろしくお願いします。


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HYBRIDEコラム:業務を効率化する手法 ~その①「業務の4C分析」~

最近、健康経営が重要視されてきています。

健康管理を個人任せにせず、企業が積極的に関与する事で、社員の健康増進を図り、生産性向上やモチベーションアップに繋げる事で、業績アップを目指すという考え方です。

各企業の取り組み内容としては、下記のようなものがあります。
  • 残業禁止、早朝出勤の促進
  • スポーツイベントの開催
  • 生活習慣を見直す研修の開催
  • 健康関連のポイント制の導入
  • メンタルヘルスに関する取り組み

こういった取り組み自体が活性化していく事は良いことだと思いますが、次のようなケースも散見されます。

例えば、「残業禁止、早朝出勤の促進」を実施している企業では、隠れ残業なるものが増えているというのです。
残業が禁止されているので、企業に夜遅くまで残って仕事をする事はできない。
そこで、いったん会社から帰社して、自宅、外部の会議室、カフェなどの場所で、仕事を続けてしまう・・・ 企業側の把握している勤怠情報にも反映されないケースが多いので、企業側は残業が少ないと思っているが、実は、社員の労働時間の実態は、残業が多いというような事にもなります。
これでは、健康経営が目指すものとは、まったく別の方向性へ向かってしまいます。

なぜ、こういった事象が発生するのでしょうか?

それは、健康経営の仕組みの導入自体が目的になっており、根本的に、業務を効率化するという視点の欠如しているからです。
業務を効率化しない限り、真の意味での残業は減らないし、スポーツイベントへの参加する時間も生活習慣を見直す研修へ参加する時間も捻出できないのです。
健康経営を目指す限り、業務を効率化するという視点が重要なのです。

そこで、今回から数回のコラムにて、業務を効率化する手法をいくつかご紹介していこうと思います。

今回は、業務の4C分析です。

4Cというのは、下記のものです。
  • Cut(業務の廃止)
  • Convert(業務の移管)
  • Combine(業務の集約)
  • Create(業務の新設)

まずは、Cut(業務の廃止)です。

業務の目的や必要性を見直し、業務を廃止するという手法です。
実施できれば、最も効果が高い手法です。
例えば、「会議の廃止」、「活用されていないレポート作成業務の廃止」、「システム導入による自動化」などが挙げられます。

次に、Convert(業務の移管)です。

業務を実施している担当を他の担当に移管するという手法です。
比較的、難易度の低い業務をベテラン社員から若手社員に移管したり、
社員から派遣の方に移管したり、専門性の高い業務を社外のアウトソース会社に移管するというような手法です。
移管する前には、「業務の標準化/マニュアル化」が重要になります。

さらに、Combine(業務の集約)です。

業務を一ヵ所に集めて実施する事で、効率化するという手法です。
具体的には、同じ業務を担当していた人たちの業務を整理し、最も効率的で良いやり方を抽出し、
そのやり方を実施する事で工数を減らすという手法です。
また、業務の集約する事で、繁忙期と閑散期の差を平準化して、待ち時間を解消するという事も可能になります。
「シェアードサービスセンター化」などが有名な施策です。

最後に、Create(業務の新設)です。

新たな業務を追加することで、組織全体で頻発している業務の負荷を軽減させるするという手法です。
例えば、「上流工程にチェック機能を設置し、下流工程での問題発生を防ぐ」、「ナレッジマネジメントシステムの導入による情報収集業務の軽減」、「定期的な業務効率化の推進状況把握のための会議の導入」などが挙げられます。

今回の業務を効率化する手法のご紹介は、以上です。
少しでも健康経営の実現に貢献できればと思っております。

次回以降も業務を効率化する手法をご紹介していこうと思います。
引き続きよろしくお願いします。


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